Kunden ringer til virksomhedens hovednummer, men kontaktpersonen er på vej mellem kundebesøg. Skal kunden prøve igen senere? Med Erhvervstelefoni kan opkaldet følge medarbejderen videre til mobilen, så samtalen ikke går i stå, fordi skrivebordet står tomt. Det er en enkel løsning, der kan gøre en mærkbar forskel i en travl arbejdsdag.
Et opkald kan skifte adresse
Når en kunde ringer til virksomhedens fastnummer, behøver opkaldet ikke ende ved telefonen på kontoret. Det kan viderestilles til en medarbejders mobil, mens kunden stadig ser virksomhedens nummer. Så slipper kunden for at lede efter et nyt nummer eller gætte på, hvem der er på farten.
Forestil dig en håndværker, der kører mellem opgaver, mens en kunde ringer for at aftale tidspunktet for et besøg. Hvis opkaldet går videre til mobilen, kan håndværkeren svare, når det er sikkert og praktisk. Det letter planlægningen, og kunden oplever stadig, at virksomheden er til at få fat i.
Erhvervstelefoni handler ikke kun om telefonen, men også om forbindelsen mellem kontoret, hjemmearbejdspladsen og kundebesøgene. En mobil løsning kan passe til medarbejdere, der sjældent sidder stille, mens et fastnummer giver kunderne en tydelig indgang til virksomheden. Den balance er ofte mere nyttig end avancerede funktioner, som ingen får brugt.
Når den faste kontaktperson ikke kan svare
Hvad sker der, når den kundeansvarlige sidder i et møde, og telefonen ringer? Opkaldet kan gå videre til en kollega, der tager imod en besked eller hjælper kunden med det samme. Kollegaen behøver ikke kende hele sagen; nogle gange er det nok at finde den rette person eller aftale, hvornår kunden bliver ringet op.
På et mindre kontor kan en kollega for eksempel besvare hovednummeret, mens den sædvanlige kontaktperson taler med en anden kunde. Den, der ringer, får en forklaring og en vej videre i stedet for tavshed. En tydelig fordeling af opkaldene gør det lettere at give god service, uden at alle skal holde øje med alle telefoner hele tiden.
En velkomsthilsen eller en telefonmenu kan også hjælpe, når medarbejderne er optaget, eller virksomheden har lukket. En kort besked kan fortælle, hvornår virksomheden åbner igen. Tonen betyder noget: En venlig og præcis hilsen er mere imødekommende end en lang menu, der sender kunden rundt på må og få. Telefonmenuer er trods alt sjældent nogens yndlingssamtale.
Vælg ud fra arbejdsdagen, ikke ønskelisten
Før virksomheden vælger en løsning, er det værd at se på de situationer, der går igen. Arbejder medarbejderne fra flere steder? Skal opkald kunne gå til en kollega, når kontaktpersonen er optaget? Har kunderne brug for en besked uden for åbningstiden? Svarene viser, om virksomheden især har brug for viderestilling, mobiltelefoni, fælles opkaldsfordeling eller en enkel telefonmenu.
For en virksomhed med medarbejdere på kundebesøg kan viderestilling være det vigtigste. På et kontor, hvor kunderne ofte ringer til en bestemt medarbejder, kan det være mere relevant, at en kollega kan tage imod opkaldet. Det er bedre at vælge efter den faktiske hverdag end at betale for funktioner, der aldrig bliver brugt.
Når telefoniløsninger skal fungere på tværs af medarbejdere og arbejdssteder, kan virksomheden undersøge, hvordan fastnummer, mobil og opkaldsfordeling spiller sammen. Et konkret sted at begynde er Hablar.dk, hvor virksomheden kan overveje, hvilke behov løsningen skal dække. Det afgørende er, at kunden kan finde vej gennem virksomheden, også når den første person ikke kan tage telefonen.
Inden beslutningen træffes, kan ledelsen skrive de nødvendige funktioner ned: Hvem skal kunne modtage virksomhedens opkald? Hvornår skal de sendes videre? Hvad skal kunden høre, når ingen svarer, eller kontoret er lukket? Erhvervstelefoni fungerer bedst, når løsningen passer til arbejdsgangen – ikke omvendt. Så bliver forbindelsen en hjælp for både medarbejderen på farten og kunden, der gerne vil have fat i nogen.
Se mere hos cz.dk.